La gestión documental, un servicio cada vez más demandado por las empresas

27 julio, 2021
La gestión documental, un servicio cada vez más demandado por las empresas

Las empresas, como todos los sectores que nos rodean, van avanzando hacia las nuevas exigencias del mercado actual. Y es que en los últimos tiempos todo está cambiando de forma rápida y si las empresas quieren seguir manteniendo su porción de tarta en el reparto de beneficios han de saber adaptarse con cierta rapidez a las nuevas cuestiones que trata la sociedad actual. En este sentido, la venta a través de la red está cada vez más consolidada, sobre todo, a raíz de la pandemia que estamos viviendo, dado que cada día que pasa somos más los ciudadanos que compramos a través de internet, ya no solo por la comodidad que esto nos ofrece ya que nos sirven la compra en casa, sino que también porque muchos de nosotros hemos cogido miedo con el coronavirus y ya no queremos desplazarnos a comprar. No obstante, más allá de este hecho que, aunque diferenciador, como os decimos no es el único y es que la digitalización de todos los procesos es una realidad por lo que a lo largo de las siguientes líneas os mostraremos un claro ejemplo de donde podemos encontrar la digitalización.

Una de las cuestiones que más está avanzando en la digitalización de las empresas es la gestión documental y es que tradicionalmente este proceso ha sido entendido como “el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”. Así, para comprender las funciones de la gestión documental en los procesos actuales de la empresa es necesario echar mano del moderno software de gestión, un sistema capaz de aumentar la productividad, ahorrar tiempo y costes, mejorar el ROI, reducir el riesgo profesional, la movilidad y garantizar la preservación de los documentos electrónicos. En este sentido, si vosotros no os queréis quedar atrás y queréis ser una empresa digna del Siglo XXI, nosotros os recomendamos que os pongáis en contacto con Git doc, una compañía de gestión documental que, a bien seguro, conseguirá que vuestra compañía sea mucho más eficiente tras aplicar modernos procesos tecnológicos. 

¿Qué sectores demandan más estos software?

Aunque cualquier empresa puede implementar este tipo de soluciones para gestionar sus contratos, nóminas, o cualquier otro documento, existen sectores donde la necesidad de implantarlos es todavía mayor. Así, entre otros, estos son los ejemplos más claros que podemos encontrar:

  • Sector bancario (comprobantes de depósitos, justificantes de transacciones, retiros de cuentas de ahorros, depósitos de cuentas corrientes, transferencias bancarias, cheques de gerencia, contratos, pagarés, letras…).
  • Sector educativo (material escolar, exámenes, documentos, certificados, boletines de notas, correos electrónicos, documentos sobre el comportamiento o los problemas de asistencia de los alumnos, listas de clase, informes…).
  • Sector automovilístico (permisos de conducir, carnets, tarjetas de inspección técnica, informes de la ITV, documentación de vehículo…).
  • Sector legal (certificados, actas, circulares, poderes, donaciones, autorizaciones, firmas personales, sociedades mercantiles, sociedades civiles, documentos legales y de procesos judiciales, testamentos, contratos de trabajo de propiedad, gestiones de separación y divorcios, facturas…).
  • Sector sanitario (informes médicos, historiales de pacientes, pruebas, análisis, visitas médicas, citas, revisiones…).
  • Gestorías (finiquitos, nóminas, contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, solicitud de pensiones, gestión de subvenciones, cursos de formación, prórrogas, cartas de recomendación, presupuestos…).

Sin embargo, no son los únicos sectores que más están demandando sistemas de gestión documental. Las asesorías y Administraciones Públicas también se encuentran entre las organizaciones y sectores que más apuestan por este tipo de soluciones en la actualidad.

¿Cuáles son las funciones de los sistemas de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental cubren gran parte de las necesidades tecnológicas de la empresa: búsqueda y consulta de la información, almacenamiento de datos, etc. Así, entre otras, sus principales funciones son:

  • Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos.
  • Organizar con lógica toda la documentación.
  • Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
  • Conservar la información gracias a la digitalización.
  • Establecer sólidas estrategias técnicas.

Es por ello por lo que gracias a estas tareas, las compañías pueden mantener altos estándares de calidad y obtener ventajas tan relevantes como estas: optimizar sus procesos, reducir gastos, aumentar la seguridad, mejorar el manejo del tiempo, reducir los tiempos de consulta, establecer la custodia inteligente de los archivos, etc.